Benutzerverwaltung

Detaillierte Zugriffsrechte sorgen dafür, dass neben der Erfassung von Reisen genau bestimmt werden kann, welche Personen Reisekostenabrechnungen anderer Mitarbeiter/-innen prüfen, freigeben bzw. zur Auszahlung anweisen dürfen. Alternativ kann die Auszahlung über die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgen.

Wir arbeiten in diesem Programm mit Benutzergruppen, für die individuelle Details vorgegeben werden. Der einzelne User wird nachfolgend der entsprechenden Gruppe zugeordnet. Sie bestimmen, welche Personen Reisekostenabrechnungen erfassen, prüfen, freigeben oder abrechnen dürfen.

Firmen- und Personalstammdaten

Im Firmenstamm können Sie Abweichungen zu den gesetzlichen Höchstwerten für Kilometergeld und Mitfahrerpauschalen vorgeben. Höhere Werte führen automatisch zur Errechnung geldwerter Vorteile. Weiterhin legen Sie fest, ob die Auszahlung grundsätzlich über eine gesonderte Zahlungsdatei oder die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgen soll. Im Personalstamm können Sie personenbezogene Abweichungen vorgeben. Alle abgerechneten Reisekostenabrechnungen werden in einem Archiv abgelegt, in das vom Personalstamm aus direkt gewechselt werden kann.

Reisen | Ziele

Sie selbst können Ziele und Reise-Nr. frei definieren und – bei Bedarf – die dafür erforderlichen Stamminformationen speichern, auf die Sie bei der Erfassung von Reisen direkt zugreifen können. Die Vergabe einer „Reise-Nr.“ (oder Kurzbezeichnung) versetzt Sie in die Lage, personenübergreifend die Kosten für eine bestimmte Reise (z.B. Messebesuch) festzustellen.

KFZ-Verwaltung

In jeder Reisekostenabrechnung ist die Vorgabe von genutzten Fahrzeugen unabdingbar. Dabei ist zwischen Privat- und Firmenwagen zu unterscheiden. Diese Zuordnung beeinflusst direkt die Auszahlung des Kilometergeldes.

Belegarten | Fibu-Konten | Lohnarten

Die programmseitig vorgegebenen Belegarten (Hotel, Bewirtung, Bahnfahrt, Taxi ….) können individuell erweitert werden. Entsprechendes gilt für die Anlage von Fibu-Konten. Danach schaffen Sie die gewünschte Verknüpfung von Belegart – Fibu-Konto – Lohnart. Schnittstellen zur eigenen Finanzbuchhaltung können angepasst werden.

Verpflegungsmehraufwendungen | Sonstige Pauschalen

Die Spesensätze sowie Übernachtungs-, Kilometer- und Mitfahrerpauschalen sind für alle im Schreiben vom BMF erwähnten Länder hinterlegt und werden durch Updates automatisch angepasst. Individuelle Vorgaben sind möglich und führen bei höheren Werten zur Ermittlung von geldwerten Vorteilen.

Erfassung von Reisen

Die Erfassung der Reisen (auch von unterwegs möglich) erfolgt je Person in einer Reisekostenabrechnung, für die Sie zuvor eine Zeitraum von/bis und bei Bedarf einen Vorschuss vorgeben. Jede Reisekostenabrechnung kann eine beliebige Anzahl an Reisen enthalten. Die Reisetage können je Person in einem Jahreskalender angezeigt werden. Abgerechnete Reisekostenabrechnungen werden in einem mitgelieferten Archiv abgelegt. Der Erfasser selbst kann über eine Vorschau sofort das Ergebnis seiner Eingaben anzeigen lassen.

Bei der gleichzeitigen Nutzung des Lohnprogramms wird über den mitgelieferten Personalkalender geprüft, ob sich Reisedaten mit vorgegebenen Kranktagen oder anderen Fehlzeiten überschneiden.

Belege

Die Erfassungsmaske für Reisen ist zweigeteilt. Im oberen Bereich erfassen Sie eine Reise, im unteren die dazugehörigen Belege. Die Sachbezugswerte werden durch die Vorgabe „Bestellung durch AG / AN“ eigenständig ermittelt.

Zahlungsarten (bar, Firmenkreditkarte …) sorgen eindeutig dafür, welche Beträge an den Arbeitnehmer zu erstatten sind bzw. welche auf Firmenkosten beglichen wurden. Dieses gilt auch für die Zuordnung einzelner Fahrzeuge als „Firmenwagen“ oder „Privatfahrzeug“.

Übersicht aller Reisen | Reisekostenabrechnung

In der Benutzerverwaltung haben Sie bestimmt, welche Person(en) berechtigt ist (sind), Reisen anderer Personen zu prüfen. Dieser Personenkreis öffnet aus einer Gesamtübersicht heraus die einzelne Abrechnung mit einem Doppelklick und markiert diese – wenn alles in Ordnung ist – mit einem dafür vorgesehen Icon. Dadurch erscheint diese Abrechnung in der „Übersicht aller Reisen“ mit dem Namen des Prüfers und dem Datum der Prüfung.

Nun können Sie in der Gesamtübersicht die Reisekostenabrechnungen markieren, die „freigegeben“ und/oder abgerechnet werden sollen. Alle abgerechneten Reisen werden in einem Archiv abgelegt. Abweichung vom Firmen- oder Personalstamm können Sie je Reisekostenabrechnung bestimmen, ob die Auszahlung über eine Zahlungsdatei (SEPA) oder die Lohnabrechnung erfolgt.

Benutzeroberflächen

Benutzeroberflächen ansehen...

Individuelles Angebot anfordern

Stellen Sie Ihre Anfrage einfach per Formular oder kontaktieren Sie unsere Hotline.

KDV-Reise (Reisekostenabrechnung)

Mit KDV-Reise können Sie alle dienstlichen Reisetätigkeiten und die damit verbundenen Ausgaben der betroffenen Personen schnell und einfach nach den gesetzlichen Vorschriften abrechnen. Die Erfassung ist auch von unterwegs möglich.

Dieses Programm ist die ideale Ergänzung zum Programm „KDV-Lohn“. Die Anwendung nutzt die erforderlichen Stammdaten des Lohnprogramms, die um wenige Daten ergänzt werden müssen. Aber auch als eigenständiges Programm müssen lediglich die Anschriften, Kostenstellen und Bankverbindungen eingepflegt werden.